Allgemeine Fragen zur papierlosen Abrechnung ab 2012

Ist die papierlose Abrechnung mit der KZV verpflichtend oder kann auch weiterhin Papier eingereicht werden?

Die papierlose Abrechnung wird ab 2012 zum Standard in allen Abrechnungsbereichen. Da dies nicht sofort für alle Praxen umsetzbar sein wird, wird es im Lande Bremen aber keinen „DTA-Zwang“ geben.
Es gelten jedoch differenzierte Verwaltungskosten für Online- bzw. DTA-Einreichungen einerseits und Papier-Einreichungen anderseits, da die KZV verpflichtet ist, ab 2012 auch die M+L-Daten elektronisch an die Kassen zu übermitteln. D.h., ausschließlich auf Papier vorliegende M+L-Rechnungen müssen aufwändig erfasst werden. An die Krankenkasse werden dabei aber nicht mehr Daten als bisher übermittelt.

Können weiterhin Disketten eingereicht werden oder ist die Onlineabrechnung verpflichtend?

Die Disketten-Einreichung wird voraussichtlich nur noch für eine begrenzte Zeit möglich sein. Aktuelle Computer haben kein Diskettenlaufwerk mehr und die Beschaffung von Disketten wird immer schwieriger.
Wir empfehlen deshalb allen Praxen, die ihre Abrechnung bisher noch per Diskette einreichen, den Umstieg auf die Onlineabrechnung möglichst noch im vierten Quartal 2011, damit Sie sich bereits jetzt mit dem Verfahren vertraut machen können (siehe auch Verfahrensbeschreibung unter www.kzv-bremen.de in der Rubrik Abrechnung).
Zudem ist die Online-Einreichung für ZE und KFO in Hinblick auf die Beiträge noch etwas günstiger als die DTA-Einreichung.

Verändern sich durch die papierlose Abrechnung die Verwaltungskosten ab 2012?

Mit der beschlossenen Beitragsordnung 2012 (siehe Rundschreiben Nr. 14 vom 18.10.2011) wurde das Prinzip der verursachungsgerechten Beitragserhebung weiter verfeinert. Papiereinreichungen müssen ab 01.01.2012 mit erheblichem Mehraufwand in der KZV bearbeitet werden, damit die Abrechnungsdaten in elektronischer Form den Krankenkassen zur Verfügung gestellt werden können. Die Beiträge für Papier-Einreichungen mussten deshalb weiter angehoben werden.
Die geringsten Gebühren fallen für die Online-Einreichung an.
Bitte beachten Sie, dass ab 2012 der ermäßigte Online- bzw. DTA-Beitragssatz nur noch für vollständig papierlose Abrechnungen gilt. * Erfolgt z.B. bei ZE die Honorarabrechnung per DTA, die M+L-Rechnungen werden aber noch auf Papier eingereicht, dann gilt für die komplette Abrechnung der höhere „Papier“-Beitragssatz.
* Ausgenommen von dieser Regelung sind Abrechnungsunterlagen von einigen sonstigen Kostenträgern, die weiterhin auf die Übermittlung der Papierunterlagen bestehen.

Können nun auch alle Abrechnungen für Sonstige Kostenträger papierlos abgewickelt werden?

Leider nein! Die Rahmenbedingungen für eine papierlose Abrechnung mit den Sonstigen Kostenträgern konnten bislang nicht vereinbart werden. Bis auf weiteres müssen deshalb alle Papierunterlagen dieser Fälle wie bisher - zusätzlich zur Abrechnungsdatei - geliefert werden.

Was ist zu beachten, wenn in 2012 noch ZE-„Altfälle“ (Eingliederung bis 31.12.2011) zur Abrechnung eingereicht werden?

Werden in 2012 noch „Altfälle“ auf Papier zur Abrechnung eingereicht, dann führt dies dazu, dass gemäß der Beitragsordnung die gesamte Einreichung als Papier-Einreichung gilt und mit dem höheren „Papier“-Beitragssatz belegt werden muss. Wir raten deshalb dringend dazu, alle „Altfälle“ (Eingliederung bis zum 31.12.2011) zeitnah zur Abrechnung einzureichen. Die KZV bietet einen zusätzlichen Einreichungstermin am 03.01.2012 an. Für später eingereichte „Altfälle“ kann ab dem 04.01.2012 auch die entsprechende Eingabemaske im Serviceportal der KZV genutzt werden. Sofern auf diese Weise die Abrechnung („Altfälle“ und Neufälle) vollständig papierlos erfolgt, gilt der günstigere DTA- bzw. Online-Beitragssatz.
Sollten in 2012 neben „Altfällen“ auch noch Neufälle auf Papier eingereicht werden, bitten wir Sie darum, „Altfälle“ und Neufälle getrennt sortiert einzureichen.

Gibt es auch Veränderungen bei der Quartalsabrechnung?
(KCH / KFO)

Hier ändert sich nichts, da die papierlose Abrechnung in diesem Bereich schon seit vielen Jahren praktiziert wird.
Wir legen jedoch allen Praxen nahe, die bisher noch eine Diskette einreichen, die Onlineabrechnung über unser Serviceportal vorzunehmen.

Welche Möglichkeiten hat eine Praxis, die nur sehr wenige KFO-Fälle abrechnet und deshalb nicht über eine KFO-Abrechnungssoftware verfügt, dennoch papierlos abzurechnen?

Übergangsweise wird die KZV Bremen auch in 2012 noch papierbasierte KFO-Abrechnungen entgegennehmen. Allerdings fällt hierfür aufgrund des hohen Bearbeitungsaufwandes ein höherer Beitragssatz an.
Als Alternative wird die KZV Bremen in ihrem Serviceportal ab dem 04.01.2012 auch eine Eingabemaske für KFO zur Verfügung stellen. Diese Möglichkeit ist für Praxen mit wenigen KFO-Abrechnungsfällen gedacht.
Sofern durch die Nutzung der Eingabemaske die KFO-Abrechnung vollständig papierlos erfolgt, werden Sie gebührenmäßig als „DTA-Einreicher“ eingestuft.

Fragen zur papierlosen Abrechnung bei ZE, PAR und KBR

Ab welchem Zeitpunkt ist eine papierlose Abrechnung für ZE, PAR und KBR mit der KZV Bremen möglich?

Die Möglichkeit zur papierlosen DTA- oder Online-Abrechnung besteht erstmals für die ZE-Einreichung am 13.01.2012 sowie die nachfolgende PAR- bzw. KBR-Abrechnung im Januar 2012.
Wir bitten Sie jedoch, ab 2012 zunächst noch Ihre Papier-Abrechnung weiterhin zusätzlich einzureichen, damit in der KZV zum Start des DTA die Identität von Papier und digitalen Daten abgeglichen werden kann. Nur so kann vermieden werden, dass Fälle ggf. „verloren gehen“. Sobald praxisindividuell die Identität von Papier und Daten sichergestellt ist, kann von der weiteren Papier-Übersendung abgesehen werden.
Sofern das Papier lediglich ergänzend für diesen Abgleich eingereicht wird und keine zusätzliche Erfassung in der KZV erforderlich wird, ist dies hinsichtlich des Beitragssatzes unschädlich.
Sofern in 2012 noch „Altfälle“ zur Abrechnung eingereicht werden, bitten wir darum, diese getrennt von ggf. ebenfalls noch auf Papier eingereichten Neufällen zu sortieren.

Ja. Trotz Einführung des DTA KZV/Krankenkassen müssen „Altfälle“ incl. M+L-Rechnung auch zukünftig noch in Papierform als Beleg an die Krankenkassen gesandt werden.

Was passiert ab 2012 mit den genehmigten Behandlungsplänen bzw. HKPs?

Die genehmigten Behandlungspläne und HKPs verbleiben später in der Praxis. Die Behandlungsunterlagen müssen für 4 Jahre aufbewahrt werden, Laborrechnungen als steuerlich relevante Dokumente für 10 Jahre.

Können Praxen, die (noch) nicht über ein PAR- oder KBR-Softwaremodul verfügen, auch in 2012 ihre PAR-/ KBR-Abrechnung mit den bekannten Papierformularen bei der KZV einreichen?

Übergangsweise wird die KZV Bremen auch in 2012 noch PAR-/KBR-Abrechnungen auf Papier entgegennehmen. Als Alternative stehen Ihnen ab dem 04.01.2012 auf www.kzv-bremen.de Eingabemasken für PAR und KBR zur Verfügung stellen. Diese Möglichkeit ist für Praxen mit nur wenigen PAR- und/oder KBR-Fällen (max. 15 / Monat) gedacht. Praxen, die diese Eingabemasken für ihre gesamte PAR-/KBR-Abrechnung nutzen, erhalten im Gegenzug bei der Beitragserhebung den DTA-Rabatt.
Diese Masken können und sollen in ihrem Funktionsumfang und im Bedienkomfort kein Ersatz für ein Praxisverwaltungssystem sein. Die
Oberfläche der Masken lehnt sich eng an die Gestaltung der bekannten Behandlungsformulare an. Zur Nutzung dieser Eingabemasken benötigen Sie außer einem internetfähigen PC keine spezielle Software. Allerdings ist eine direkte Datenübernahme aus dem Praxisverwaltungssystem nicht möglich.

Wie werden ab 2012 die Fremdlaborrechnungen bei der KZV eingereicht?

Die Leistungen der gewerblichen Labore fließen ab 2012 in die Abrechnungsdatei ein, die an die KZV übermittelt wird. Bedingung hierfür ist allerdings, dass die Daten der Fremdlaborrechnungen elektronisch von dem Labor an die Zahnarztpraxis übermittelt werden.
Durch das Praxisverwaltungssystem erfolgt eine automatische Einbindung der M+L-Daten und eine eindeutige Zuordnung zu dem jeweiligen Behandlungsfall.

Gilt das auch für Fremdlabor-Rechnungen bei KBR?

Ja. Auch für KBR gilt, dass der DTA-Rabatt nur dann gewährt werden kann, wenn sämtliche Leistungen elektronisch zur Abrechnung eingereicht werden, also incl. der M+L-Daten im XML-Format. Eigenlabor-Kosten können dagegen direkt in das Abrechnungsformular übernommen werden.

Was sollte eine Praxis tun, die ZE papierlos einreichen möchte, deren Labor (noch) nicht zur Datenübermittlung in der Lage ist?

Sofern Sie heute bereits den ZE-DTA nutzen und zum Jahresanfang 2012 von Ihrem Labor noch keine elektronischen Rechnungsdaten zusätzlich zur Papier-Rechnung erhalten, besteht für Sie ab dem 04.01.2012 die Möglichkeit, die ZE-M+L-Daten in der entsprechenden Eingabemaske auf unserem Service-Portal selbst zu erfassen. Sie werden dann gebührenmäßig weiterhin als „DTA-Einreicher“ eingestuft. Dies gilt auch für KBR.

Wie werden bei der papierlosen Abrechnung die Kosten für Praxismaterial übermittelt?

In den Praxisverwaltungsprogrammen soll es neben einem Feld, in dem der Gesamtbetrag eingetragen wird, ein zusätzliches Textfeld geben. In diesem Textfeld werden die Bezeichnungen der verwendeten Materialien sowie die Mengeneinheiten und Preise eingegeben.

Wirkt sich die papierlose Abrechnung auch auf das Genehmigungsverfahren mit den Krankenkassen aus?

Das Genehmigungsverfahren durch die Krankenkassen bleibt von der papierlosen Abrechnung zwischen Ihnen und der KZV unberührt.
HKPs für Zahnersatz, genehmigungspflichtige KBR- oder KFO-Pläne und Parodontalstaten werden für den Genehmigungslauf mit der Krankenkasse ausgedruckt, verbleiben später nach der Kassengenehmigung in der Praxis.

Besteht nicht die Gefahr, dass es durch die versehentliche mehrfache Erfassung von Fällen über die Online-Erfassungsmasken zu unabsichtlichen „Doppelabrechnungen“ kommen könnte?

Nein. Sollte tatsächlich einmal ein Fall versehentlich zweimal erfasst werden, z.B. weil die Erfassung im Zeitablauf von verschiedenen Mitarbeiterinnen vorgenommen wird, dann wird dies durch einen automatischen Datenabgleich in der KZV festgestellt.

An dieser Stelle hat die papierlose Abrechnung den Vorteil, dass alle zur Feststellung einer „Doppelabrechnung“ erforderlichen Daten – anders als bei der derzeitigen Papier-Abrechnung – direkt im EDV-System der KZV verfügbar sind, sofern beide Fälle vollständig elektronisch (Honorar und M+L) zur Abrechnung eingereicht werden. Fälle die per Eingabemasken oder per DTA versehentlich doppelt
übersandt werden, können so abgefangen werden, bevor es überhaupt zu einer Abrechnung gegenüber den Krankenkassen kommt. Voraussetzung hierfür ist natürlich, dass die doppelt übersandten Daten vollständig identisch sind. Z.B. bei unterschiedlicher Namensschreibweise (z.B. Meier / Meyer) kann nicht garantiert werden, dass der Fall in der KZV als „Doppelabrechnung“ erkannt wird.

Datenaustausch mit dem Fremdlabor

Warum sollen zukünftig die Daten der Laborrechnungen zusätzlich elektronisch übermittelt werden?

Um die elektronische Abrechnung mit der KZV zu ermöglichen, können die Daten der Laborrechnung auch in der Zahnarztpraxis in der entsprechenden Eingabemaske im Serviceportal der KZV Bremen erfasst werden. Eine elektronische Übermittlung der Rechnungsdaten aus dem Labor ist jedoch sicherlich der effizientere Lösungsansatz (siehe auch Gemeinsames Rundschreiben der KZVen Niedersachsen und Bremen und der Zahntechniker-Innung Niedersachsen-Bremen).
Deshalb sollten Sie mit Ihrem gewerbliche Labor vereinbaren, dass das Labor ab 2012 zusätzlich zur Lieferung der Originalrechnung in gedruckter Form die erforderlichen Rechnungsdaten auch als Datensatz in elektronischer Form im bundeseinheitlich vereinbarten XML-Format zur Verfügung stellt (z. B. per E-Mail, USB-Stick).

Was ändert sich bei der Auftragserteilung an das Dentallabor?

Je nach Praxisverwaltungssystem wird der Laborauftrag mit einer eindeutigen Auftragsnummer komplett ausgedruckt oder es wird nur die Auftragsnummer gedruckt und diese an das Formular für die Auftragserteilung an das Labor angeheftet.
Die eindeutige Auftragsnummer stellt sicher, dass die elektronischen Labor-Daten dem richtigen Behandlungsfall zugeordnet werden können. Aus diesem Grund muss diese Auftragsnummer bereits bei der Beauftragung des Labors angegeben werden. Sie wird von der Praxisverwaltungssoftware mit Bezug zum Behandlungsfall erzeugt.
Zudem ermöglicht die Auftragsnummer eine anonyme Datenübertragung. So ist es beispielsweise möglich, die Labor-Daten auch per E-Mail zu übertragen, da diese keine Sozialdaten der Patienten enthalten.

Wie ist zu verfahren, wenn der Laborauftrag erfolgt, bevor eine Auftragsnummer vergeben werden kann, z.B. bei Wiederherstellungen, für die noch kein neuer Fall/HKP eingerichtet wurde?

Die Auftragsnummer muss in diesen Fällen schnellstmöglich an das Labor nachgeliefert werden.
Die Erstellung des HKP im Praxisverwaltungssystem sollte aus diesem Grund möglichst kurzfristig erfolgen, da im Regelfall die Generierung einer Auftragsnummer erst nach der Neuanlage eines Behandlungsfalles möglich sein wird.

Benötigt das Labor vorab Angaben zur Auftragsnummer bzw. deren Zusammensetzung?

Einige Labore haben ihre auftraggebenden Praxen um die vorherige Übermittlung der KZV-Nr. bzw. einer „Zahnarzt-Nummer.“ gebeten.
Derartige vorherige Angaben sind nicht erforderlich. Die eindeutige Auftragsnummer wird automatisch durch Ihr Praxisverwaltungssystem erstellt. Die Zusammensetzung und Zeichenanzahl der Auftragsnummer ist mit dem XML-Format bundeseinheitlich definiert. Für das Labor ist ausschließlich wichtig, dass die von Ihnen übermittelte eindeutige Auftragsnummer Labor absolut exakt übernommen wird. Ansonsten ist die XML-Datei des Labors von ihrem Praxisverwaltungssystem nicht verarbeitbar.

Was ist bei der Arbeit mit mehreren Fremdlaboren zu beachten?

Eine Zusammenarbeit mit mehreren Laboren (auch bei einem Behandlungsfall) ist in Hinblick auf die elektronische Übermittlung der M+L-Daten unproblematisch. Für jeden Behandlungsfall können mehrere Auftragsnummern im Praxisverwaltungssystem erzeugt werden.
Auch die Eingabemaske für ZE-M+L auf unserer Homepage sieht die Möglichkeit vor, für einen Behandlungsfall die M+L-Daten aus mehreren Laboren einzugeben. Auch die zusätzliche Eingabe von Eigenlabor-Daten für denselben Behandlungsfall ist möglich.

Ersetzt die zukünftige Datenlieferung des Fremdlabors die herkömmliche Rechnung auf Papier?

Die gedruckte Rechnung ist und bleibt die relevante Originalrechnung für den Zahnarzt und den Patienten und muss aus steuerlichen Gründen sogar 10 Jahre in der Praxis aufbewahrt werden.
Die vom Labor übermittelten Rechnungsdaten entsprechen nicht einer "elektronischen Rechnung" im juristischen Sinn.

Wie werden die elektronischen Rechnungsdaten aus dem Labor verarbeitet?

Mit allen ab 2012 zugelassenen Praxisverwaltungssystemen werden die Datenlieferungen aus den Laboren eingelesen werden können. Eine korrekte Zuordnung zum Behandlungsfall wird über die eindeutige Auftragsnummer sichergestellt.
Sie sollten nach dem Einlesen der elektronischen Rechnungsdaten einen Abgleich mit der Papierrechnung des Labors vornehmen und ggf. eine neue Datenlieferung anfordern, falls Abweichungen vorliegen.

Wie ist vorzugehen, wenn die Laborrechnung fehlerhaft ist und eine neue vom Labor angefordert werden muss?

Das Labor muss in diesen Fällen neben der korrigierten Papierrechnung auch die elektronische Version unter Verwendung derselben Auftragsnummer erneut zur Verfügung stellen.

Warum muss jede Praxis die elektronische Übermittlung der Labordaten eigenständig mit dem Labor verabreden?

Weder die KZBV noch der VDZI verfügen über die rechtlichen Mittel, die zahntechnischen Labore zu dieser zusätzlichen elektronischen Übermittlung der Laborrechnungen zu verpflichten.
Es handelt sich also um eine freiwillige Leistung der Labore.

Datenübermittlung aus dem Eigenlabor

Wie erfolgt die Datenübertragung aus dem Eigenlabor?

Grundsätzlich gelten für Eigenlabore die gleichen Regelungen wie für Fremdlabore. D.h. zunächst wird aus dem Praxisverwaltungssystem eine eindeutige Auftragsnummer generiert, die in den Eigenlabor-Beleg übernommen wird. Für die DTA- oder Online-Einreichung bei der KZV muss auch der Eigenlabor-Beleg dann zusätzlich im XML-Format erstellt und in das Praxisverwaltungssystem übernommen werden.
Sofern für die Erstellung von Eigenlabor-Belegen ein Modul des Praxisverwaltungssystems verwendet wird, sollte die Datenübergabe innerhalb des Systems möglich sein. Ansonsten wenden Sie sich bitte an den Hersteller Ihrer Eigenlabor-Software.
Sollten Sie für die Erstellung Ihrer Belege bisher noch keine Spezial-Software verwenden, ist die Anschaffung nun ernsthaft zu erwägen. Alternativ kann ab dem 04.01.2012 auch für Eigenlabor-Belege die ZE-Eingabemaske im Serviceportal genutzt werden.

Fallen für einen Behandlungsfall sowohl Eigen- als auch Fremdlabor-Kosten an, dann können alle M+L-Daten zusammen für diesen Behandlungsfall erfasst werden. Hierfür sind jeweils eigene Abschnitte in der ZE-Eingabemaske vorgesehen. Sofern Sie die Fremdlabor-Daten bereits im XML-Format an die KZV übermitteln, ist dennoch die Übersendung nur der Eigenlabor-Daten für denselben Fall über die ZE-Eingabemaske möglich. Die Eigen- und Fremdlabor-Daten für diesen Fall werden dann in der KZV zusammen geführt.

Anpassung der Praxisverwaltungssysteme

Was ist zu tun, wenn die aktuell verwendete Praxissoftware die beschriebenen Funktionen (noch) gar nicht anbietet?

Die Praxissoftwarehersteller durchlaufen derzeit ein Eignungsfeststellungsverfahren der KZBV. Den aktuellen Stand für Ihr Programm können Sie bei Bedarf bei Ihrem Softwarehersteller erfragen.
Vor Jahresende sollten Sie von Ihrem Softwarehersteller Updates zur papierlosen Abrechnung mit der KZV erhalten haben. Auch die Übernahme von elektronischen Labordaten wird dann möglich sein.

Müssen neue Module für die Praxissoftware gekauft werden?

Für die elektronische Abrechnung mit der KZV benötigen Sie je Leistungsart ein Modul für Ihre Abrechnungssoftware, mit dem Sie die notwendigen Abrechnungsdateien erzeugen können.
Bitte überprüfen Sie in Ihrer Praxissoftware, welche Module bereits integriert sind und erkundigen Sie sich ggf. nach den Konditionen für die fehlenden Module bei Ihrem Software-Hersteller.
Sollten sie nur sehr wenige Abrechnungsfälle einer Abrechnungsart haben und sich damit der Erwerb und Einsatz der jeweiligen Abrechnungsmodule wirtschaftlich ggf. nicht rechnen, können Sie stattdessen die Eingabemasken im Serviceportal nutzen.

Onlineabrechnung

Was wird außer den entsprechenden Abrechnungsmodulen für Ihr Praxisverwaltungssystem benötigt, um an der Onlineabrechnung teilnehmen zu können?

Sofern Sie die Online-Abrechnung bereits nutzen, ändert sich für Sie ab 2012 nichts.
Neben einem beliebigen internetfähigen Computer benötigen Sie Zugangsdaten (Benutzername und Passwort) für das Serviceportal der KZV Bremen, die sie jederzeit bei der KZV beantragen können.
Informationen zur Nutzung des Serviceportals und zur Beantragung von Zugangsdaten finden Sie auch auf unserer Homepage www.kzv-bremen.de in den Rubriken Abrechnung und Downloads.

Muss der Praxis-PC für die Onlineabrechnung an das Internet angeschlossen sein?

Nein. Sie können ab dem 04.01.2012 das Serviceportal der KZV, welches für die Onlineabrechnung genutzt wird, von jedem internetfähigen PC nutzen. Dies könnte beispielsweise ein separater Kommunikationsrechner in der Praxis oder auch ein privater PC sein.
Hierfür bietet es sich an, die Abrechnungsdateien auf einem USB-Stick zu speichern, um sie später von dem Kommunikationsrechner an die KZV zu übermitteln.

Rechtliche und vertragliche Grundlagen

Warum müssen die KZVen die Daten ab 2012 ausschließlich elektronisch an die Krankenkassen liefern?

Gemäß § 295 SGB V, in Verbindung mit der entsprechenden Vereinbarung zwischen der Kassenzahnärztlichen Bundesvereinigung (KZBV) und dem GKV-Spitzenverband, sind die KZVen ab dem 01.01.2012 verpflichtet, den Krankenkassen sämtliche Abrechnungsdaten in elektronischer Form zu übermitteln. Eine Übersendung von Papierabrechnungen von der KZV an die Krankenkassen soll grundsätzlich entfallen.

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